Veranstaltungsplaner: Function-Sheet und Event-Kalkulation

Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Bankett – mit dem Veranstaltungsplaner erstellen Sie in einem Durchgang ein druckbares Function-Sheet (Banquet Event Order) und die passende Kalkulation. Sie tragen Anlass, Datum und Gästezahl ein, stellen das Menü aus Ihren kalkulierten Gerichten zusammen, ergänzt Getränke, Personal und den Ablauf. Der Planer rechnet daraus Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und den Deckungsbeitrag – mit korrekter Mehrwertsteuer (Speisen 7 %, Getränke 19 %).

Vom Angebot zur Marge

Der große Vorteil: Weil die Gerichte samt Wareneinsatz und Verkaufspreis aus dem Menükartenplaner kommen, sehen Sie sofort, ob sich eine Veranstaltung rechnet. Je Gast werden Menü- und Getränkemengen hochgerechnet; Personalkosten ergeben sich aus Anzahl, Stunden und Stundensatz je Rolle. Am Ende steht der Deckungsbeitrag nach Personal – die Zahl, die zählt, wenn Sie ein Angebot kalkulieren oder eine Pauschale festlegen.

Das Function-Sheet

Die Vorschau bündelt Menü, Getränke, Ablauf und Personal zu einem sauberen Function-Sheet, das Sie ausdrucken und an Küche und Service geben können. So arbeiten alle Beteiligten mit demselben Stand. Die Vorbereitung dahinter planen Sie mit dem Mise-en-Place-Kalkulator und dem Vorbereitungsplaner.

Für wen

Für Caterer, Event-Locations, Hotels und Restaurants mit Veranstaltungsgeschäft, die schnell ein belastbares Angebot und eine klare Ablaufplanung brauchen – ohne Tabellen-Chaos.

Häufige Fragen

Kann ich eine Pauschale je Gast kalkulieren? Ja – trage das Menü und die Getränke je Gast ein, und der Planer zeigt Ihnen Umsatz und Deckungsbeitrag je Gast, sodass Sie eine tragfähige Pauschale ableiten können. Bleiben die Daten privat? Ja, alles wird nur lokal im Browser gespeichert; über den Teilen-Link geben Sie einen Plan bewusst weiter.

Das Function Sheet ist das eigentliche Ergebnis

Die Kalkulation entscheidet, ob eine Veranstaltung sich lohnt; das Function Sheet entscheidet, ob sie funktioniert. Darauf gehören Zeiten, Gästezahl, Menüfolge, Getränkeregelung, Raumaufbau und die Ansprechpartner auf beiden Seiten. Jede Position, die dort nicht steht, wird am Veranstaltungstag zur Rückfrage.

Was Angebote regelmäßig vergessen

Unterschätzt werden meist nicht die Warenkosten, sondern die Nebenpositionen: zusätzliche Servicestunden für Auf- und Abbau, Leihgeschirr, Blumen, Technik, Reinigung im Anschluss. Rechnen Sie diese Posten einzeln ein, statt sie im Menüpreis zu verstecken. Das macht das Angebot nachvollziehbar und die Nachkalkulation ehrlich.

Gästezahl und Schwund

Vereinbaren Sie eine verbindliche Mindestgästezahl und einen Stichtag, bis zu dem sie korrigiert werden darf. Ohne diese Regelung tragen Sie das gesamte Risiko kurzfristiger Absagen bei bereits eingekaufter Ware. Die Mengen für die Küche leiten sich anschließend über die Mise-en-Place-Planung aus der bestätigten Zahl ab.

Kalkulations-Richtwerte ohne Gewähr, kein Ersatz für ein verbindliches Angebot. Daten bleiben lokal im Browser. Methodik.