Kasse & TSE in der Gastronomie
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie manipulationssicher betreiben. Grundlage ist die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zu § 146a Abgabenordnung. Sie verlangt eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jeden Vorgang unveränderbar protokolliert.
Die drei Kernpflichten
| Pflicht | Inhalt | Stand |
|---|---|---|
| TSE-Pflicht | Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte TSE | seit 2020 |
| Belegausgabepflicht | Bei jedem Vorgang einen Beleg bereitstellen (Papier oder digital) | seit 2020 |
| Meldepflicht (ELSTER) | Altgeräte bis 31.07.2025 melden; neue binnen 1 Monat | Fristen 2025 |
Was ein Gastro-Kassensystem können muss
Zertifizierte TSE (integriert oder als Cloud-TSE), GoBD-konforme unveränderbare Einzelaufzeichnung, DSFinV-K-Export für die Kassennachschau, Belegausgabe, korrekte Umsatzsteuer-Trennung (7 % / 19 %, Vor-Ort gegenüber Außer-Haus) sowie die Erfassung der Meldedaten (Seriennummer, TSE-Zertifikat) für die ELSTER-Meldung. Einen neutralen Systemvergleich (orderbird, Lightspeed, ready2order, SumUp u. a.) bauen wir als eigene Seite aus.
Kassennachschau und Betriebsprüfung
Das Finanzamt darf unangekündigt eine Kassennachschau durchführen. Dabei wird geprüft, ob die Kasse eine funktionierende TSE hat, ob Belege ausgegeben werden und ob sich die Daten im vorgeschriebenen DSFinV-K-Format exportieren lassen. Deshalb sollten Sie jederzeit den TSE-Status, die Belegausgabe und den Datenexport vorführen können. Bewahre außerdem die Verfahrensdokumentation zur Kasse, die Bedienungsanleitungen und die Nachweise der ELSTER-Meldung geordnet auf. Wer eine offene Ladenkasse führt, ist von TSE und Meldepflicht befreit, muss aber trotzdem ein ordnungsgemäßes, nachvollziehbares Kassenbuch mit täglichem Kassensturz führen – was in einem umsatzstarken Restaurant erfahrungsgemäß fehleranfälliger ist als ein zertifiziertes System.
Was bei der Auswahl eines Systems zählt
Entscheidend ist nicht die Zahl der Funktionen, sondern die Nachweisbarkeit: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, vollständiger und unveränderbarer Export der Einzeldaten in einem prüfbaren Format sowie eine Verfahrensdokumentation, die der Anbieter mitliefert. Fragen Sie vor dem Kauf nach beidem, denn nachträglich lässt sich fehlende Dokumentation nicht herstellen.
Belegausgabe im Alltag
Der Beleg muss zur Verfügung gestellt werden, der Gast muss ihn nicht mitnehmen. Er darf auch elektronisch bereitgestellt werden, sofern der Gast zustimmt und die Bereitstellung tatsächlich unmittelbar erfolgt. Ein Drucker, der im Service regelmäßig ohne Papier ist, ist damit kein Randproblem, sondern ein Verstoß.
Trinkgeld und Zahlungsarten sauber trennen
Trinkgeld an Beschäftigte ist kein Betriebsumsatz, Trinkgeld an den Unternehmer schon. Beides gehört unterschiedlich erfasst. Ebenso müssen Bar- und Kartenzahlungen getrennt ausgewiesen werden, damit der Kassenbestand mit dem Zählprotokoll zusammenpasst. Wie sich die Zahlungsart auf den Bon auswirkt, steht unter Kartenzahlung und Umsatz.
Kein Steuer- oder Rechtsrat. Verbindlich sind Finanzamt/Steuerberater.